26 Mar
2026
26 Mar
'26
4:12 p.m.
=== en below ===
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
nun ist es soweit: Unsere neue Infrastruktur für eure monatlichen Fortschrittsberichte ist
fertig. Sie basiert auf einem einheitlichen Datenbank-Tool, das von allen Konsortien
innerhalb der NFDI genutzt wird. Was wir berichten, ist damit nun an die Anforderungen von
DFG und NFDI angepasst. Im Wesentlichen (inhaltlich) ändert sich für diejenigen, die schon
in der ersten Phase dabei waren nicht viel.
Schließen der Berichtslücke 2025
Da wir in den vergangenen Monaten keine Updates wegen der Anpassungen am Reporting von
euch erfragt haben, möchten wir zunächst die entstandene Berichtslücke schließen. Wir
beginnen daher mit einem Update zu euren Aktivitäten aus den ersten drei Projektmonaten im
letzten Jahr. Wenn ihr mit dem Lesen dieser E-Mail fertig seid, klickt bitte auf die
bereitgestellten Links und ergänzt alles, was ihr im Oktober, November und Dezember 2025
für KonsortSWD geleistet habt. Wir bitten euch, diese Informationen bis nach Ostern
(Deadline 15. April) vollständig zu ergänzen.
Berichtsrhythmus 2026
Im Anschluss starten wir mit einem weiteren dreimonatigen Berichtszyklus für die ersten
drei Monate dieses Jahres, also für Januar, Februar und März (Deadline 30. April). Sehr
gern dürft ihr die Angaben natürlich auch jetzt schon eingeben.
Ab Mitte Mai wechseln wir dann in einen monatlichen Rhythmus. Viele von euch kennen dieses
Verfahren bereits aus der ersten Projektphase. Jeweils am Ende jedes Monats werden wir
euch bitten, eure Informationen in die Datenbank einzupflegen.
Aufbau des neuen Reportings
Künftig stehen euch mehrere Formulare zur Verfügung, über die ihr eure Daten direkt in die
Datenbank eintragt. Im Zentrum steht das vielen bereits bekannte Formular zu euren
monatlichen Aktivitäten. Abweichend von der bisherigen 1-Fomular-Lösung gibt es nun
separate Eingabemöglichkeiten für Events sowie für Publikationen. Diese Kategorien waren
früher im selben Formular enthalten, wurden jetzt aber aus technischen und
Übersichtgründen voneinander getrennt.
Vorgehen bei der Datenerfassung
Bitte geht künftig wie folgt vor:
1. Öffnet das Formular zu den
Events<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a66b9/survey>
[1] und füllt für jedes Event, das ihr organisiert habt oder an dem ihr aktiv teilgenommen
habt, einen Eintrag aus. Die meisten Bezeichnungen sollten selbsterklärend sein, zu allen
Feldern gibt es Hinweistexte, die euch helfen, die richtigen Informationen einzutragen.
2. Wenn ihr mit den Events fertig seid, tragt bitte mögliche Publikationen ein, die im
jeweiligen Berichtszeitraum entstanden sind. Öffnet dazu das Formular für
Publikationen<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef6572/survey>
[2] und gebt die geforderten Informationen ein. Auch hier unterstützen euch Hilfetexte.
3. Wenn ihr alle Outputs eingetragen habt, öffnet das Formular für den
Monatsbericht<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f3370/survey>
[3], das sich eng an die Vorlage aus der ersten Phase anlehnt. Tragt den Berichtsmonat
ein.
Für die drei Projektmonate im letzten Jahr gebt bitte jeweils Dezember 2025 als
Berichtsmonat an. Für das Sammelupdate zum 1. Quartal in diesem Jahr, März 2026. Wählt
anschließend das zugehörige Measure aus und ergänzt die Initialen der Person, die das
Berichtsformular ausgefüllt hat. Im weiteren Verlauf gebt ihr euren Aktivitätsbericht ab,
markiert gegebenenfalls, ob es ein projektgefährdendes Ereignis gab und ob Anpassungen im
Projektverlauf nötig sind. Anschließend könnt ihr die bereits eingetragenen Publikationen
verlinken, sodass klar ist, zu welchem Measure oder welchen Measures der Output gehört.
Dasselbe gilt für Interaktionen.
Unterstützung und Rückfragen
Uns ist bewusst, dass dieser Prozess trotz aller Vorbereitungen Fragen aufwerfen wird.
Wendet euch bei Unklarheiten gerne an eure TA-Koordinatorin und stellt eure Fragen dort.
Wir werden die Infrastruktur bei Bedarf entsprechend anpassen und verbessern
Vielen Dank für eure Unterstützung!
Wir freuen uns, wieder regelmäßig von euch zu hören, um aktuelle Entwicklungen aus unserem
Vorhaben nach außen sichtbar machen zu können.
Best,
Bernhard
=== en ===
Dear colleagues,
The time has come: our new infrastructure for your monthly progress reports is ready. It
is based on a unified database tool that will be used by all consortia within the NFDI.
This means that what we report is now aligned with the requirements of the DFG and NFDI.
For those who already participated in the first phase, the content-related changes are
minimal.
Closing the 2025 reporting gap
As we haven't asked you for updates in recent months, we would now like to close the
resulting reporting gap. We'll start with an update on your activities from the first
three project months of last year. After reading this email, please click the links
provided and add everything you contributed to KonsortSWD in October, November, and
December 2025.
Please complete this information in full by April 15 (after Easter).
Reporting rhythm for 2026
We will then launch another three-month reporting cycle for the first quarter of this
year-January, February, and March-with a deadline of April 30. Of course, you're
welcome to enter your information already now.
From mid-May onward, we will switch to a monthly reporting rhythm. Many of you will
remember this procedure from the first project phase. At the end of each month, we'll
ask you to enter your updates into the database.
Structure of the new reporting system
Several forms are now available, allowing you to enter data directly into the database.
The core element is the familiar form for monthly activities. Unlike the previous
single-form approach, there are now separate entry forms for events and publications.
These categories were previously included in the same form but have now been split for
technical and clarity reasons.
Data entry procedure
Please proceed as follows:
1. Open the events
form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a66b9/survey>
[1] via the link and create one entry for each event you organized or actively
participated in. Most labels should be self-explanatory, and all fields include help texts
to guide you.
2. Once you've completed the events, please enter any publications produced during
the reporting period using the publications
form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef6572/survey>
[2]. Again, you will find help texts to support you.
3. After entering all outputs, open the monthly updates
form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f3370/survey>
[3], which closely follows the template used in the first phase. Enter the reporting
month. For each of the three project months from last year, please enter December 2025 as
the reporting month. For the consolidated update for the first quarter of this year, enter
March 2026. Then select the relevant measure and add the initials of the person completing
the report. Next, submit your activity report, indicate whether any project-threatening
events occurred, and whether adjustments to the project plan are required. You can then
link already-entered publications so it's clear which measure(s) each output relates
to. The same applies to interactions.
Support and questions
We're aware that, despite all preparations, this process may raise questions. Please
contact your TA coordinator if anything is unclear. We will adjust and improve the
infrastructure as needed.
Thank you very much for your support!
We look forward to hearing from you regularly again-this will help us make current
developments in our project visible to the outside world.
Best,
Bernhard
[1] - Events form -
https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a…
[2] - Publications form -
https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef…
[3] - Monthly updates form -
https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f…
Dr. Bernhard Miller
Executive Director
KonsortSWD - nfdi4society
Co-Spokesperson
Base4NFDI
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