[Konsortswd-ta-fairness] Re: NEW / NEUES KonsortSWD Monitoring - Eure Fortschritte & Aktivitäten / Your progress and activities

Dear all This is a friendly reminder for the next deadline 15.04, regarding our monthly report I’ve summarized below * New KonsortSWD monitoring/reporting system is now live. * The new system uses a shared NFDI database tool and is aligned with DFG/NFDI reporting requirements. * For those involved in the first project phase, the content has changed very little. * What you need to do now * Catch up on the 2025 reporting gap by entering your activities for: * October 2025 * November 2025 * December 2025 * Deadline: April 15 Next step after that * Submit the update for Q1 2026: * January 2026 * February 2026 * March 2026 * Deadline: April 30 * From mid-May 2026 onward, reporting will switch to a monthly rhythm. Forms to complete [1] – Events form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a… [2] – Publications form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef… [3] – Monthly updates form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f… Important details for the monthly updates form * For the backlog covering Oct–Dec 2025, use December 2025 as the reporting/reference month. * For the Q1 2026 consolidated update, use March 2026 as the reporting/reference month. * Also make sure to: * select the relevant measure * add the initials of the person completing the form * indicate whether there were any project-threatening events * note whether any adjustments to the project plan are needed * link related publications and interactions Support * If anything is unclear, please contact your TA coordinator (Me 😊) Best regards Dr. Janete Saldanha Bach Senior Researcher Knowledge Technologies for Social Sciences<https://www.gesis.org/en/institute/about-us/departments/knowled… / FAIR Data ORCID 0000-0001-9011-5837<https://orcid.org/0000-0001-9011-5837> KonsortSWD – nfdi4society Technical Coordinator [cid:image016.jpg@01DCC80A.3D4C7000]<http://www.gesis.org/> Unter Sachsenhausen 6-8 | 50667 Köln +49 (0) 221 47694 483 janete.saldanhabach@gesis.org<mailto:janete.saldanhabach@gesis.org> www.gesis.org<https://www.gesis.org/> [Ein Bild, das Symbol, Logo, Schrift, Grafiken enthält. Automatisch generierte Beschreibung]<https://www.facebook.com/gesis.org/> [cid:image018.png@01DCC80A.3D4C7000] <https://bsky.app/profile/gesis.org> [Ein Bild, das Logo, Grafiken, Kreis, Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.linkedin.com/company/gesis-org> [Ein Bild, das Kreis, Grafiken, Design enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.instagram.com/gesis_lifs/> [Ein Bild, das Schrift, Grafiken, Logo, Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.youtube.com/user/GESIStv> [Ein Bild, das Grafiken, Kreis, Symbol, Logo enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://blog.gesis.org/> [cid:image023.png@01DCC80A.3D4C7000] <https://sciences.social/@GESIS> You can find our information on data protection under https://www.gesis.org/en/institute/data-protection [cid:image024.png@01DCC80A.3D4C7000] From: Saldanha Bach, Janete Sent: Thursday, April 2, 2026 1:59 PM To: KonsortSWD-TA-FAIRness(a)lists.nfdi.de Subject: NEW / NEUES KonsortSWD Monitoring - Eure Fortschritte & Aktivitäten / Your progress and activities Dear all I’m afraid this email has not reached you. I’m forwarding it FYI, and actions. If you have any doubt, I would be glad to assist you Best regards Dr. Janete Saldanha Bach Senior Researcher Knowledge Technologies for Social Sciences<https://www.gesis.org/en/institute/about-us/departments/knowled… / FAIR Data ORCID 0000-0001-9011-5837<https://orcid.org/0000-0001-9011-5837> KonsortSWD – nfdi4society Technical Coordinator [cid:image016.jpg@01DCC80A.3D4C7000]<http://www.gesis.org/> Unter Sachsenhausen 6-8 | 50667 Köln +49 (0) 221 47694 483 janete.saldanhabach@gesis.org<mailto:janete.saldanhabach@gesis.org> www.gesis.org<https://www.gesis.org/> [Ein Bild, das Symbol, Logo, Schrift, Grafiken enthält. Automatisch generierte Beschreibung]<https://www.facebook.com/gesis.org/> [cid:image018.png@01DCC80A.3D4C7000] <https://bsky.app/profile/gesis.org> [Ein Bild, das Logo, Grafiken, Kreis, Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.linkedin.com/company/gesis-org> [Ein Bild, das Kreis, Grafiken, Design enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.instagram.com/gesis_lifs/> [Ein Bild, das Schrift, Grafiken, Logo, Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.youtube.com/user/GESIStv> [Ein Bild, das Grafiken, Kreis, Symbol, Logo enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://blog.gesis.org/> [cid:image023.png@01DCC80A.3D4C7000] <https://sciences.social/@GESIS> You can find our information on data protection under https://www.gesis.org/en/institute/data-protection [cid:image024.png@01DCC80A.3D4C7000] ________________________________ Von: Miller, Bernhard <Bernhard.Miller@gesis.org<mailto:Bernhard.Miller@gesis.org>> Gesendet: Donnerstag, 26. März 2026 16:12 An: konsortswd-ta-community@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-community@lists.nfdi.de> <konsortswd-ta-community@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-community@lists.nfdi.de>>; konsortswd-ta-fairness@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-fairness@lists.nfdi.de> <konsortswd-ta-fairness@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-fairness@lists.nfdi.de>>; konsortswd-ta-competences@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-competences@lists.nfdi.de> <konsortswd-ta-competences@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-competences@lists.nfdi.de>>; konsortswd-ta-dataintegration@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-dataintegration@lists.nfdi.de> <konsortswd-ta-dataintegration@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-dataintegration@lists.nfdi.de>>; konsortswd-ta-governance@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-governance@lists.nfdi.de> <konsortswd-ta-governance@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-ta-governance@lists.nfdi.de>> Cc: konsortswd-coo@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-coo@lists.nfdi.de> <konsortswd-coo@lists.nfdi.de<mailto:konsortswd-coo@lists.nfdi.de>> Betreff: [Konsortswd-coo] NEW / NEUES KonsortSWD Monitoring - Eure Fortschritte & Aktivitäten / Your progress and activities === en below === Liebe Kolleginnen und Kollegen, nun ist es soweit: Unsere neue Infrastruktur für eure monatlichen Fortschrittsberichte ist fertig. Sie basiert auf einem einheitlichen Datenbank-Tool, das von allen Konsortien innerhalb der NFDI genutzt wird. Was wir berichten, ist damit nun an die Anforderungen von DFG und NFDI angepasst. Im Wesentlichen (inhaltlich) ändert sich für diejenigen, die schon in der ersten Phase dabei waren nicht viel. Schließen der Berichtslücke 2025 Da wir in den vergangenen Monaten keine Updates wegen der Anpassungen am Reporting von euch erfragt haben, möchten wir zunächst die entstandene Berichtslücke schließen. Wir beginnen daher mit einem Update zu euren Aktivitäten aus den ersten drei Projektmonaten im letzten Jahr. Wenn ihr mit dem Lesen dieser E-Mail fertig seid, klickt bitte auf die bereitgestellten Links und ergänzt alles, was ihr im Oktober, November und Dezember 2025 für KonsortSWD geleistet habt. Wir bitten euch, diese Informationen bis nach Ostern (Deadline 15. April) vollständig zu ergänzen. Berichtsrhythmus 2026 Im Anschluss starten wir mit einem weiteren dreimonatigen Berichtszyklus für die ersten drei Monate dieses Jahres, also für Januar, Februar und März (Deadline 30. April). Sehr gern dürft ihr die Angaben natürlich auch jetzt schon eingeben. Ab Mitte Mai wechseln wir dann in einen monatlichen Rhythmus. Viele von euch kennen dieses Verfahren bereits aus der ersten Projektphase. Jeweils am Ende jedes Monats werden wir euch bitten, eure Informationen in die Datenbank einzupflegen. Aufbau des neuen Reportings Künftig stehen euch mehrere Formulare zur Verfügung, über die ihr eure Daten direkt in die Datenbank eintragt. Im Zentrum steht das vielen bereits bekannte Formular zu euren monatlichen Aktivitäten. Abweichend von der bisherigen 1-Fomular-Lösung gibt es nun separate Eingabemöglichkeiten für Events sowie für Publikationen. Diese Kategorien waren früher im selben Formular enthalten, wurden jetzt aber aus technischen und Übersichtgründen voneinander getrennt. Vorgehen bei der Datenerfassung Bitte geht künftig wie folgt vor: 1. Öffnet das Formular zu den Events<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a66b9/survey> [1] und füllt für jedes Event, das ihr organisiert habt oder an dem ihr aktiv teilgenommen habt, einen Eintrag aus. Die meisten Bezeichnungen sollten selbsterklärend sein, zu allen Feldern gibt es Hinweistexte, die euch helfen, die richtigen Informationen einzutragen. 2. Wenn ihr mit den Events fertig seid, tragt bitte mögliche Publikationen ein, die im jeweiligen Berichtszeitraum entstanden sind. Öffnet dazu das Formular für Publikationen<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef6572/survey> [2] und gebt die geforderten Informationen ein. Auch hier unterstützen euch Hilfetexte. 3. Wenn ihr alle Outputs eingetragen habt, öffnet das Formular für den Monatsbericht<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f3370/survey> [3], das sich eng an die Vorlage aus der ersten Phase anlehnt. Tragt den Berichtsmonat ein. Für die drei Projektmonate im letzten Jahr gebt bitte jeweils Dezember 2025 als Berichtsmonat an. Für das Sammelupdate zum 1. Quartal in diesem Jahr, März 2026. Wählt anschließend das zugehörige Measure aus und ergänzt die Initialen der Person, die das Berichtsformular ausgefüllt hat. Im weiteren Verlauf gebt ihr euren Aktivitätsbericht ab, markiert gegebenenfalls, ob es ein projektgefährdendes Ereignis gab und ob Anpassungen im Projektverlauf nötig sind. Anschließend könnt ihr die bereits eingetragenen Publikationen verlinken, sodass klar ist, zu welchem Measure oder welchen Measures der Output gehört. Dasselbe gilt für Interaktionen. Unterstützung und Rückfragen Uns ist bewusst, dass dieser Prozess trotz aller Vorbereitungen Fragen aufwerfen wird. Wendet euch bei Unklarheiten gerne an eure TA-Koordinatorin und stellt eure Fragen dort. Wir werden die Infrastruktur bei Bedarf entsprechend anpassen und verbessern Vielen Dank für eure Unterstützung! Wir freuen uns, wieder regelmäßig von euch zu hören, um aktuelle Entwicklungen aus unserem Vorhaben nach außen sichtbar machen zu können. Best, Bernhard === en === Dear colleagues, The time has come: our new infrastructure for your monthly progress reports is ready. It is based on a unified database tool that will be used by all consortia within the NFDI. This means that what we report is now aligned with the requirements of the DFG and NFDI. For those who already participated in the first phase, the content-related changes are minimal. Closing the 2025 reporting gap As we haven’t asked you for updates in recent months, we would now like to close the resulting reporting gap. We’ll start with an update on your activities from the first three project months of last year. After reading this email, please click the links provided and add everything you contributed to KonsortSWD in October, November, and December 2025. Please complete this information in full by April 15 (after Easter). Reporting rhythm for 2026 We will then launch another three-month reporting cycle for the first quarter of this year—January, February, and March—with a deadline of April 30. Of course, you’re welcome to enter your information already now. From mid-May onward, we will switch to a monthly reporting rhythm. Many of you will remember this procedure from the first project phase. At the end of each month, we’ll ask you to enter your updates into the database. Structure of the new reporting system Several forms are now available, allowing you to enter data directly into the database. The core element is the familiar form for monthly activities. Unlike the previous single-form approach, there are now separate entry forms for events and publications. These categories were previously included in the same form but have now been split for technical and clarity reasons. Data entry procedure Please proceed as follows: 1. Open the events form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a66b9/survey> [1] via the link and create one entry for each event you organized or actively participated in. Most labels should be self-explanatory, and all fields include help texts to guide you. 2. Once you’ve completed the events, please enter any publications produced during the reporting period using the publications form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef6572/survey> [2]. Again, you will find help texts to support you. 3. After entering all outputs, open the monthly updates form<https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f3370/survey> [3], which closely follows the template used in the first phase. Enter the reporting month. For each of the three project months from last year, please enter December 2025 as the reporting month. For the consolidated update for the first quarter of this year, enter March 2026. Then select the relevant measure and add the initials of the person completing the report. Next, submit your activity report, indicate whether any project-threatening events occurred, and whether adjustments to the project plan are required. You can then link already-entered publications so it’s clear which measure(s) each output relates to. The same applies to interactions. Support and questions We’re aware that, despite all preparations, this process may raise questions. Please contact your TA coordinator if anything is unclear. We will adjust and improve the infrastructure as needed. Thank you very much for your support! We look forward to hearing from you regularly again—this will help us make current developments in our project visible to the outside world. Best, Bernhard [1] – Events form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a… [2] – Publications form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef… [3] – Monthly updates form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f… Dr. Bernhard Miller Executive Director KonsortSWD – nfdi4society Co-Spokesperson Base4NFDI [cid:image025.jpg@01DCC80A.3D4C7000]<http://www.gesis.org/> B6, 4-5 | 68159 Mannheim +49 (0) 621 1246 257 Bernhard.Miller@gesis.org<mailto:Bernhard.Miller@gesis.org> [Ein Bild, das Symbol, Logo, Schrift, Grafiken enthält. Automatisch generierte Beschreibung]<https://www.facebook.com/gesis.org/> [Ein Bild, das Screenshot, Reihe, Electric Blue (Farbe), Grafiken enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://twitter.com/gesis_org> [Ein Bild, das Logo, Grafiken, Kreis, Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https%3A%2F%2Fwww.gesis.org%2Fhome&title=Home&summary=Home&source=https%3A%2F%2Fwww.gesis.org%2Fhome> [Ein Bild, das Kreis, Grafiken, Design enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.instagram.com/gesis_lifs/?igshid=12x9jh7rglo97> [Ein Bild, das Schrift, Grafiken, Logo, Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung] <https://www.youtube.com/user/GESIStv> [Ein Bild, das Grafiken, Kreis, Symbol, Logo enthält. 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