=== en below ===

 

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

zunächst einmal: Entschuldigung. Wegen eines Weiterleitungsproblems beim NFDI Listserv haben einige von Euch meine letzte Einladung zum Monitoring erst spät erhalten. Ich habe daher bislang noch keine Reminder versendet. Bitte ergänzt Eure Einträge für das Q4/2025 und das Q1/2026 nun bis *einschließlich 17. Mai 2026 – 23:59 Uhr* (letzter Arbeitstag 15. Mai 2026).

 

Um die Eingaben zu erleichtern (und Dubletten zu verhindern) könnt ihr nun

einsehen.

 

 

Detailinfos aus der letzten Mail nochmal unten.

Best,

Bernhard

 

 

Schließen der Berichtslücke 2025 (Q4/2025)

Da wir in den vergangenen Monaten keine Updates wegen der Anpassungen am Reporting von euch erfragt haben, möchten wir zunächst die entstandene Berichtslücke schließen. Wir beginnen daher mit einem Update zu euren Aktivitäten aus den ersten drei Projektmonaten im letzten Jahr. Wenn ihr mit dem Lesen dieser E-Mail fertig seid, klickt bitte auf die bereitgestellten Links und ergänzt alles, was ihr im Oktober, November und Dezember 2025 für KonsortSWD geleistet habt.

 

Q1/2026

Im Anschluss starten wir mit einem weiteren dreimonatigen Berichtszyklus für die ersten drei Monate dieses Jahres, also für Januar, Februar und März (Deadline 17. Mai).

 

Ab Mitte Mai wechseln wir dann in einen monatlichen Rhythmus. Viele von euch kennen dieses Verfahren bereits aus der ersten Projektphase. Jeweils am Ende jedes Monats werden wir euch bitten, eure Informationen in die Datenbank einzupflegen.

 

Aufbau des neuen Reportings

Künftig stehen euch mehrere Formulare zur Verfügung, über die ihr eure Daten direkt in die Datenbank eintragt. Im Zentrum steht das vielen bereits bekannte Formular zu euren monatlichen Aktivitäten. Abweichend von der bisherigen 1-Fomular-Lösung gibt es nun separate Eingabemöglichkeiten für Events sowie für Publikationen. Diese Kategorien waren früher im selben Formular enthalten, wurden jetzt aber aus technischen und Übersichtgründen voneinander getrennt.

 

Vorgehen bei der Datenerfassung

Bitte geht künftig wie folgt vor:

 

  1. Öffnet das Formular zu den Events [1] und füllt für jedes Event, das ihr organisiert habt oder an dem ihr aktiv teilgenommen habt, einen Eintrag aus. Die meisten Bezeichnungen sollten selbsterklärend sein, zu allen Feldern gibt es Hinweistexte, die euch helfen, die richtigen Informationen einzutragen.
  2. Wenn ihr mit den Events fertig seid, tragt bitte mögliche Publikationen ein, die im jeweiligen Berichtszeitraum entstanden sind. Öffnet dazu das Formular für Publikationen [2] und gebt die geforderten Informationen ein. Auch hier unterstützen euch Hilfetexte.
  3. Wenn ihr alle Outputs eingetragen habt, öffnet das Formular für den Monatsbericht [3], das sich eng an die Vorlage aus der ersten Phase anlehnt. Tragt den Berichtsmonat ein.
    Für die drei Projektmonate im letzten Jahr gebt bitte jeweils Dezember 2025 als Berichtsmonat an. Für das Sammelupdate zum 1. Quartal in diesem Jahr, März 2026. Wählt anschließend das zugehörige Measure aus und ergänzt die Initialen der Person, die das Berichtsformular ausgefüllt hat. Im weiteren Verlauf gebt ihr euren Aktivitätsbericht ab, markiert gegebenenfalls, ob es ein projektgefährdendes Ereignis gab und ob Anpassungen im Projektverlauf nötig sind. Anschließend könnt ihr die bereits eingetragenen Publikationen verlinken, sodass klar ist, zu welchem Measure oder welchen Measures der Output gehört. Dasselbe gilt für Interaktionen.

 

 

=== en ===

 

Dear Colleagues,

 

First of all: I apologize. Due to a forwarding issue with the NFDI listserv, some of you received my last invitation to the monitoring session late. For this reason, I have not yet sent out any reminders. Please do now complete your entries for Q4/2025 and Q1/2026 by *May 17, 2026, at 11:59 p.m.* (last working day: May 15, 2026).

 

To facilitate data-input (and avoid double entries) you can see an overview

 

 

Information from the previous Email is below,

Best,

Bernhard

 

Detailed information from the last email is provided below.

Closing the 2025 reporting gap (Q4/2025)

As we haven’t asked you for updates in recent months, we would now like to close the resulting reporting gap. We’ll start with an update on your activities from the first three project months of last year. After reading this email, please click the links provided and add everything you contributed to KonsortSWD in October, November, and December 2025.
Please complete this information in full by April 15 (after Easter).

 

Q1/2026

We will then launch another three-month reporting cycle for the first quarter of this year—January, February, and March—with a deadline of May 17.

 

From mid-May onward, we will switch to a monthly reporting rhythm. Many of you will remember this procedure from the first project phase. At the end of each month, we’ll ask you to enter your updates into the database.

 

Structure of the new reporting system

Several forms are now available, allowing you to enter data directly into the database. The core element is the familiar form for monthly activities. Unlike the previous single-form approach, there are now separate entry forms for events and publications. These categories were previously included in the same form but have now been split for technical and clarity reasons.

 

Data entry procedure

Please proceed as follows:

 

  1. Open the events form [1] via the link and create one entry for each event you organized or actively participated in. Most labels should be self-explanatory, and all fields include help texts to guide you.
  2. Once you’ve completed the events, please enter any publications produced during the reporting period using the publications form [2]. Again, you will find help texts to support you.
  3. After entering all outputs, open the monthly updates form [3], which closely follows the template used in the first phase. Enter the reporting month. For each of the three project months from last year, please enter December 2025 as the reporting month. For the consolidated update for the first quarter of this year, enter March 2026. Then select the relevant measure and add the initials of the person completing the report. Next, submit your activity report, indicate whether any project-threatening events occurred, and whether adjustments to the project plan are required. You can then link already-entered publications so it’s clear which measure(s) each output relates to. The same applies to interactions.

 

 

[1] – Events form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/1df4a4c4-8fa9-4c7c-8443-c4b98b8a66b9/survey

[2] – Publications form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/3f025a56-3a6a-4236-a3d6-3d47c5ef6572/survey

[3] – Monthly updates form - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/form/ff543d67-1cdc-47ec-b8c9-affdbd1f3370/survey

[4] – Overview Events - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/view/068c1f82-7db5-4242-9588-cc93819ff8a5

[5] – Overview Publications - https://nocodb.nfdi.de/dashboard/#/nc/view/d6e10ed6-2363-4ee8-8236-e02a1650d264

 

 

 

Dr. Bernhard Miller

 

Executive Director
KonsortSWD – nfdi4society

Co-Spokesperson
Base4NFDI

 

 

B6, 4-5 | 68159 Mannheim

 

+49 (0) 621 1246 257  

 

Bernhard.Miller@gesis.org

 

 

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Unsere Information zum Datenschutz finden Sie

unter https://www.gesis.org/institut/datenschutz